اگر در محیط اکسل فایلی را ایجاد کرده اید که اطلاعات آن محرمانه هستند یا اطلاعات مهمی را در آن ذخیره کرده اید و نمی خواهید توسط دیگران باز شود و یا در صورت باز شدن نتوان تغییراتی روی آن اعمال کرد راه حل بسیار ساده می باشد.
روی دکمه File کلیک کنید و در فهرستی که باز می شود روی Save As… کلیک کنید. پنجره ذخیره فایل مانند تصویر باز می شود.

در پنجره Save As قسمت 1 باید محل ذخیره فایل را مشخص نمایید. در قسمت 2 نام فایل و در قسمت 3 نوع فایل را تعیین کنید. قبل از کلیک بر روی دکمه Save بر روی دکمه Tools کلیک کنید. از فهرستی که باز می شود بر روی General Options کلیک کنید. تا پنجره دیگری مطابق شکل باز شود.

در این پنجره دو نوع رمز را می توان وارد کرد. اولی برای باز کردن فایل و دومی برای ویرایش کردن فایل می باشد.

اگر مقابل گزینه Password to open: رمز را وارد کنید، کاربر برای بازکردن فایل باید حتماً رمز را وارد کند. اما اگر در مقابل گزینه Password to modify: رمز را وارد کنید، کاربر می تواند فایل را باز کند اما نمی تواند تغییراتی را که روی فایل انجام داده است را ذخیره کند.

اگر بخواهیم فایلی که روی آن پسورد برای ویرایش قرار داده شده است را باز کنیم با پنجره شکل بالا روبرو می شویم. اگر پسورد را داشته باشیم، فایل به حالت عادی باز می شود. اما اگر پسورد را نداشته باشیم، می توانیم با کلیک روی گزینه Read only در شکل، فایل را به صورت فقط خواندنی باز کنیم . در این حالت ثبت تغییرات بر روی آن امکان پذیر نمی باشد.

اگر فایل را به صورت فقط خواندنی (Read only) باز کرده باشیم و پس از ایجاد تغییرات بخواهیم آن را ذخیره کنیم، پنجره شکل زیر ظاهر شده و به ما هشدار می دهد که: فایل (اسم فایل باز شده) به صورت فقط خواندنی باز شده و امکان ثبت تغییرات بر روی آن امکان پذیر نمی باشد، برای ثبت تغییرات یا باید فایل به اسم دیگری ذخیره شود یا با همین اسم موجود اما در مکان دیگری.
بدینسان فایل اصلی همیشه بدون تغییر حفظ خواهد شد.

{tortags,423,1}